17 de noviembre de 2015
Como subsidiaria de Berkshire Hathaway Inc., Garan debe entregar a Berkshire Hathaway Inc. un informe completo de nuestra Indagación Razonable del País de Origen (Reasonable Country of Origin Inquiry, RCOI) y detalles completos de nuestra diligencia debida para determinar dónde se extrajeron los minerales de estaño, tantalio, tungsteno y oro (Tin, Tantalum, Tungsten and Gold, 3TG) utilizados en la fabricación de nuestros productos y proporcionar los nombres y direcciones de las fundiciones utilizadas para procesar los minerales.
En 2010, el Congreso promulgó las disposiciones sobre minerales en zonas de conflicto de la Ley de Reforma y Protección al Consumidor de Dodd-Frank Wall Street (Ley Dodd-Frank). La ley se promulgó debido a la preocupación de que la explotación y el comercio ilegal de minerales en zonas de conflicto (estaño, tantalio, tungsteno y oro [3TG]), por parte de grupos armados, ayuda a financiar el conflicto en la región de la República Democrática del Congo (Democratic Republic of the Congo, DRC) y está contribuyendo con una crisis humanitaria. El objetivo es recortar el financiamiento de los grupos armados en la República Democrática del Congo (RDC) y sus países vecinos, Angola, Burundi, República Centroafricana, República del Congo, Ruanda, Sudán del Sur, Tanzania, Uganda y Zambia, que han contribuido directa o indirectamente con las violaciones de los derechos humanos. La sección 1502 de la Ley Dodd-Frank requiere que las compañías que cotizan en bolsa informen a la Comisión de Bolsa y Valores de EE. UU. (Securities and Exchange Commission, SEC) si alguno de los 3TG en los productos que fabrican o contratan para fabricar se originó en la región de la DRC y las medidas de diligencia debida tomadas para determinar si la venta de los minerales financia o beneficia a los grupos armados en la región del conflicto.
Garan no es una compañía que cotiza en bolsa, pero compartimos la responsabilidad de abastecernos de manera responsable al utilizar cualquiera de los 3TG en los productos que fabricamos o contratamos para fabricar.
Compromiso de Garan con el abastecimiento responsable
Garan tiene el compromiso de operar y abastecerse de una manera éticamente socialmente responsable, asegurando que nuestros principios se respeten en todas nuestras decisiones comerciales, incluidas aquellas con nuestros clientes, fabricantes, proveedores y licenciatarios. Además, tenemos el compromiso de tomar las medidas necesarias para garantizar que los productos que fabricamos, compramos a otros fabricantes y proveedores, así como los fabricados por nuestros licenciatarios, provengan de compañías que comparten nuestra responsabilidad ética, social, medioambiental y en materia de derechos humanos. Garan se dedica a prevenir la venta de productos elaborados a expensas de las comunidades y los trabajadores en la región del conflicto.
Debido al uso limitado de los 3TG en la producción de nuestros productos, en la medida de lo posible, evitaremos el uso de componentes fabricados con minerales de la región de la DRC. Cuando sea necesario utilizar un componente que contenga Estaño, Tantalio, Tungsteno u Oro, nos comprometemos a trabajar con nuestros proveedores para aumentar la transparencia con respecto al origen y la trazabilidad de los minerales utilizados en nuestros productos para garantizar que estos no contengan minerales de origen no ético.
La expectativa de los Proveedores de Garan
Garan está comprometido con el abastecimiento responsable de materiales para nuestros productos, incluido el abastecimiento de minerales en zonas de conflicto, y espera que nuestros proveedores también tengan este mismo compromiso. Esperamos que nuestros proveedores correspondientes entreguen una declaración de cadena de custodia tomando las medidas necesarias para identificar el origen del estaño, tantalio, tungsteno y oro contenidos en sus productos y que apoyen los esfuerzos para detener el uso de minerales en zonas de conflicto que, directa o indirectamente, financian o benefician a los grupos armados de los países cubiertos. Además, requerimos lo siguiente de nuestros proveedores:
Obtener materiales de proveedores socialmente responsables.
Suministrar productos a Garan que no contengan los minerales 3TG que se hayan obtenido en circunstancias que contribuyan o apoyen las violaciones de los derechos humanos en la DRC.
Determinar si el hardware, acabado u otros componentes obtenidos contienen estaño, tantalio, tungsteno u oro.
Llevar a cabo la diligencia debida dentro de su cadena de suministro para determinar el origen del mineral en zona de conflicto.
Determinar el nombre y la dirección de la fundición utilizada para procesar el mineral.
Proporcionar a Garan una plantilla de notificación de minerales en zonas de conflicto (Conflict Minerals Reporting Template, CMRT) completamente llena, siguiendo la iniciativa del programa de fundición libre de conflictos de la Iniciativa de abastecimiento libre de conflictos (Conflict Free Sourcing Initiative, CFSI).
Notificar a Garan y buscar otra fuente de abastecimiento para cualquier componente donde la cadena de suministro no se pueda rastrear hasta la fundición utilizada en el procesamiento del mineral en zona de conflicto.
Si se determina que el mineral en zona de conflicto provino de la región de la DRC, utilizar las pautas de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (Organisation for Economic Co-operation and Development, OCDE) para seguir rastreando el origen del mineral desde la mina, a lo largo de todas las rutas, hasta la fundición, asegurando que el mineral se extrajo de manera legal.
Si tiene alguna pregunta relacionada con la política de minerales en zonas de conflicto de Garan, puede dirigirse a ConflictMinerals@Garan.com.
Sistema de gestión de minerales en zonas de conflicto
Descripción general
Garan no es una compañía que cotiza en bolsa y, por lo tanto, no tiene la obligación de informar a la Comisión de Bolsa y Valores sobre cualquier mineral aplicable en nuestros productos, pero como somos propiedad de Berkshire Hathaway Inc., una compañía que cotiza en bolsa, debemos informar a Berkshire Hathaway Inc. sobre cualquier mineral en zona de conflicto utilizado en nuestros productos o en los componentes de nuestros productos.
La Ley Dodd-Frank requiere la divulgación de cierta información cuando una compañía fabrica o contrata la fabricación de productos y el estaño, tantalio, tungsteno u oro (3TG) y es necesario para la funcionalidad o producción de esos productos. Si los productos o componentes de productos contienen incluso trazas de los 3TG, se debe aplicar la diligencia debida para determinar dónde se extrajeron los minerales. Si se determina que los minerales son originarios de la República Democrática del Congo o de los países limítrofes conformados por Angola, República del Congo, República Centroafricana, Sudán del Sur, Uganda, Ruanda, Burundi, Tanzania o Zambia, los minerales se consideran minerales en zonas de conflicto y están sujetos a la regla de presentación de informes. Esto requiere que la compañía rastree el mineral usado en el componente hasta la mina, la ruta de transporte hacia la fundición y que proporcione el nombre real de la fundición o refinería y la dirección donde se procesó el mineral, cuando sea posible. Debido a los abusos graves asociados con la extracción, transporte y comercio de minerales en la zona de alto riesgo de la República Democrática del Congo y los países limítrofes, los minerales extraídos de esta región se consideran minerales en zonas de conflicto.
Paso 1: Establecer sistemas sólidos de gestión de la compañía:
Adoptar y comprometerse con una política de cadena de suministro para minerales que se originan en áreas de conflicto y de alto riesgo: Garan adoptó una política formal que refleja nuestro compromiso de abastecernos de manera responsable.
Estructurar los sistemas de gestión interna para respaldar la diligencia debida de la cadena de suministro: Garan estableció un proceso interno para gestionar nuestro cumplimiento continuo de la política sobre minerales en zonas de conflicto. El objetivo es desarrollar componentes y documentar mediante la recepción de plantillas de la CFSI de cada proveedor, qué componentes, si los hay, contienen los 3TG.
Establecer un sistema de controles y transparencia sobre la cadena de suministro de minerales: Garan implementó un proceso para evaluar componentes y proveedores de componentes en la cadena de suministro en busca de la presencia de posibles minerales en zonas de conflicto. Todos los proveedores de componentes de acabados correspondientes deben entregar una plantilla de la CFSI que detalle si el elemento del componente contiene minerales en zonas de conflicto y que también proporcionen detalles completos sobre el origen de cualquiera de los 3TG que se sabe que están presentes en el elemento. Garan mantendrá registros de los minerales en zonas de conflicto durante 5 años.
Fortalecer el compromiso de la compañía ante los proveedores: Garan comunicó nuestra política sobre minerales en zonas de conflicto a nuestros proveedores. Continuaremos aplicando nuestra política cada vez que se obtenga un elemento de acabado nuevo para garantizar el cumplimiento.
Establecer un mecanismo de reclamaciones a nivel de la compañía: La política de minerales en zonas de conflicto de Garan está disponible en nuestra página web Garanimals.com. Proporciona detalles sobre cómo comunicar cualquier pregunta o inquietud con respecto a nuestro abastecimiento y el uso de minerales en zonas de conflicto en nuestros productos.
Paso 2: Identificar y evaluar los riesgos en la cadena de suministro:
Identificar partes y proveedores de alto riesgo: Con cada elemento de acabado nuevo correspondiente desarrollado para su compra y uso en nuestros productos, revisaremos la plantilla de la CFSI entregada por el proveedor y determinaremos si creemos que los 3TG contenidos en el producto, si los hay, están libres de conflictos.
Proveedores de encuestas: Garan sigue la guía de diligencia debida de la OECD para las cadenas de suministro responsables de minerales provenientes de áreas afectadas por conflictos y de alto riesgo utilizando la plantilla de la CFSI. Esta plantilla o encuesta se entrega a cada proveedor que proporciona componentes que tienen la posibilidad de contener cualquiera de los minerales 3TG.
Recopilar respuestas: Garan recopilará plantillas llenas de la CFSI de todos los proveedores de componentes correspondientes. Estas plantillas se revisarán y evaluarán para asegurar que se completen con una explicación clara de todas las respuestas. Si se necesita un seguimiento adicional para que sean más claras, se enviarán comunicaciones de seguimiento.
Revisión de las respuestas del proveedor: Garan revisará todas las respuestas de la encuesta y las validará para verificar que estén completas y sean suficientes. Haremos un seguimiento con los proveedores, según sea necesario. Todas las encuestas se clasificarán en función de la información dada. Si un componente contiene minerales en zonas de conflicto, el nombre y la dirección de la fundición se compararán con la lista de fundiciones aprobadas para determinar si se cree que el mineral correspondiente se extrajo y procesó de una manera socialmente responsable.
Respuestas agregadas a la encuesta de proveedores: Si se determina que las respuestas de la encuesta de un proveedor no están alineadas con la política de nuestra compañía, se notificará la inquietud a la directiva y a todas las partes correspondientes.
Revisar y evaluar la información de la fundición: Garan llevará a cabo una revisión completa de todas las encuestas para determinar si las fundiciones utilizadas fueron aprobadas por la CFSI o si la información de la fundición presenta una "SEÑAL DE ALERTA", según lo define la guía de la OECD.
Paso 3: Diseñar e implementar una estrategia para responder a los riesgos identificados:
Informar los hallazgos a la directiva designada, describiendo la información recopilada y los riesgos reales y posibles identificados en la evaluación de riesgos de la cadena de suministro: Si el componente se considera de "alto riesgo", se notificará a la directiva para que se pueda tomar la decisión de aceptar o buscar obtener el componente de otro proveedor que pueda proporcionar más claridad de la fuente de los minerales 3TG en su producto y más transparencia en cuanto a la cadena de suministro.
Diseñar y adoptar un plan de gestión de riesgos: Debido al bajo riesgo de nuestro producto, nuestro plan es claro. Requeriremos que se entregue la plantilla de la CFSI por cada elemento de acabado que tenga la posibilidad de contener cualquiera de los 3TG. Si la plantilla confirma que el artículo contiene uno o más de los minerales y el nombre de la fundición no se puede proporcionar o se proporciona y no figura en la lista aprobada, nuestro plan es detener el desarrollo y buscar otro proveedor para obtener el elemento que pueda divulgar por completo la información sobre la cadena de suministro. Si surgiera un caso que no pueda cumplir este plan, nuestra directiva se involucrará en el problema y se tomará un camino diferente para reducir nuestra exposición en la medida de lo posible.
Implementar el plan de gestión de riesgos, supervisar y rastrear el desempeño de la mitigación de riesgos, informar a la directiva designada y considerar suspender o descontinuar el compromiso con un proveedor después de intentos fallidos de mitigación: Se evaluará a los proveedores que no respondan para detectar riesgos y medidas correctivas que pueden incluir la eliminación de la lista de proveedores aprobados de la compañía.
Llevar a cabo evaluaciones adicionales de hechos y riesgos en el caso de los riesgos que requieran mitigación, o después de un cambio de circunstancias: La investigación adicional de hechos, evaluaciones de riesgo y cambios en las circunstancias se llevarán a cabo como parte de la revisión anual de Garan de nuestro Programa de Minerales en Zonas de Conflicto.
Paso 4: Llevar a cabo una auditoría independiente por parte de un tercero de las prácticas de diligencia debida de las fundiciones o refinerías:
Debido a la naturaleza extrema de nuestra actividad comercial y a la cantidad limitada de componentes que contienen cualquiera de los 3TG, Garan no realizará nuestras auditorías independientes de fundiciones como un tercero. Sin embargo, si la naturaleza de nuestra actividad comercial cambia y tenemos una relación más directa con una fundición o si aumenta el riesgo en nuestros productos, reevaluaremos esta necesidad.
Paso 5: Informar anualmente sobre la diligencia debida de la cadena de suministro:
Informar o integrar anualmente, cuando sea posible, en los informes anuales de sostenibilidad o responsabilidad corporativa, información adicional sobre la diligencia debida de las cadenas de suministro responsables de minerales de áreas afectadas por conflictos y de alto riesgo: Garan implementó un proceso para resumir, revisar y aprobar el cumplimiento y hacer que todos los proveedores de acabados entreguen la plantilla de la CFSI que detalla si el elemento del acabado contiene alguno de los 3TG y, de ser así, suministren más detalles sobre el origen de los 3TG. Nuestro plan de minerales en zonas de conflicto en curso es el siguiente:
La oficina de Nueva York (equipo de Diseño o Producción) obtiene los acabados. Si los acabados están hechos de cualquier tipo de metal, se le entrega al proveedor el formulario de la CFSI para que lo llene. Si necesitan orientación para llenar el formulario, se les dará la información necesaria sobre a quién contactar en nuestro Departamento de Cumplimiento que pueda brindar asistencia para llenar el formulario o aclarar la información necesaria.
Una vez que se reciba y llene el formulario, el Equipo de Cumplimiento lo revisará para determinar, en primer lugar, si el elemento contiene 3TG y, de no ser así, no hay ningún problema en obtenerlo de este proveedor si cumple con todos los demás criterios de prueba y apariencia. Si el elemento contiene alguno de los 3TG, se realizará una revisión adicional del formulario para determinar el nombre y la dirección de la fundición o refinería utilizada para procesar el mineral.
A continuación, el nombre y la dirección de la fundición se compararán con la lista de proveedores aprobados para asegurar que figure en ella. Si figura en la lista, procederemos a obtener el elemento si cumple con todos los demás criterios. Si la fundición o refinería no figura en la lista de proveedores aprobados o no se puede proporcionar, nos comunicaremos con el proveedor para que profundice en la cadena de suministro y, al mismo tiempo, comience a buscar otra fuente para el elemento. Si no se puede localizar otra fuente o la otra fuente no puede cumplir los otros criterios necesarios y el proveedor original no puede proporcionar detalles de la cadena de suministro, se notificará el asunto al Vicepresidente de la División correspondiente.
Se revisará la necesidad comercial y se tomará la decisión de proceder, o no, con el abastecimiento, utilizar otra fuente o reemplazar el artículo de acabado con un artículo que pueda mostrar una transparencia más clara.
Los formularios de la encuesta de la CFSI serán retenidos por el Departamento de Cumplimiento, junto con todas las comunicaciones por correo electrónico que proporcionen prueba de las comunicaciones intercambiadas y los esfuerzos realizados en nuestro proceso de diligencia debida razonable, asegurando, siempre que sea posible, que usemos SOLAMENTE componentes y materiales "en zonas libres de conflicto" en todos nuestros productos.
Anualmente, los formularios recopilados de todos los componentes de acabados correspondientes se compilarán en la plantilla de minerales en zonas de conflicto proporcionada por Berkshire Hathaway Inc.
La plantilla se cargará al sitio web según se solicite para permitir que la información se compile junto con otros proveedores, lo que permitirá a Berkshire Hathaway Inc. presentar el informe ante la Comisión de Bolsa y Valores, como lo requiere la Sección 1802 de la Ley Dodd-Frank.